เรื่องน่าปวดหัวที่หลายๆองค์กรอยากจะทำระบบ ISO แต่ไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นอย่างไรดี เราจึงมีคำแนะนำและสรุปเป็น 10 ขั้นตอนในการเริ่มต้นทำระบบ ISO ซึ่งเป็นกระบวนการที่องค์กรหรือหน่วยธุรกิจควรต้องผ่านเพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานและรับรองว่าเป็นองค์กรที่ดำเนินกิจกรรมที่มีคุณภาพและมีประสิทธิภาพสูง

ขั้นตอนหลักในการทำ ISO ประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เลือกมาตรฐานที่ต้องการ: องค์กรต้องเลือกระบบมาตรฐานที่มีความเหมาะสม โดยพิจารณาถึงความต้องการในการพัฒนาในประเด็นใด เช่น ISO 9001 เรื่องคุณภาพและความพึงพอใจของลูกค้า, ISO 14001 เรื่องสิ่งแวดล้อมและทรัพยากรธรรมชาติ, หรือ ISO 45001 เรื่องอาชีวอนามัยและความปลอดภัย เป็นต้น ส่วนอีกปัจจัยที่สำคัญคือเป็นไปความต้องการของลูกค้าหรือหน่วยงานภาครัฐ
   

2. ศึกษาข้อกำหนดของมาตรฐาน: ศึกษาข้อกำหนดของมาตรฐาน เพื่อทำความเข้าใจเบื้องต้น และนำเสนอข้อมูลต่อผู้บริหารระดับสูง เพื่อให้แน่ใจว่าจะได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มที่

3. การเตรียมความพร้อม: สร้างกรอบการดำเนินงานทำ ISO กำหนดวัตถุประสงค์และขอบเขตของระบบ กำหนดแผนการดำเนินงาน รวมถึงกำหนดตารางเวลา ทรัพยากรที่จำเป็น และความรับผิดชอบของบุคลากร ประเมินช่องว่าง (Gap Analysis) ว่ากระบวนการที่องค์กรดำเนินการอยู่สอดคล้องกับข้อกำหนดแต่ละข้อมากน้อยแค่ไหน ต้องเพิ่มเติมส่วนใดบ้าง
   

4. การหาผู้ช่วยในการจัดทำระบบ: รวมถึงการจ้างที่ปรึกษาเพื่ออบรมให้ความรู้ เพิ่มความเข้าใจในมาตรฐาน ISO ให้คำปรึกษาและสนับสนุนในระหว่างกระบวนการ ลดปัญหาความยุ่งยาก ซ้ำซ้อน ลองผิดลองถูก เสียเวลา

5. การจัดทำระบบและเอกสารที่จำเป็น: ก่อตั้งระบบมาตรฐาน ISO ขององค์กร สร้างระบบเอกสารที่จำเป็น เช่น ผังกระบวนการทำงาน นโยบายและวัตถุประสงค์ ขั้นตอนการทำงาน รายละเอียดทางเทคนิค เป็นต้น

6. การดำเนินการและการเฝ้าติดตาม: ดำเนินการสื่อสารและลงมือปฎิบัติตามแผนงานและระบบเอกสารที่ สร้างขึ้น รวมถึงการเฝ้าติดตามว่ากระบวนการทำงานมีการนำไปปฏิบัติ การได้รับความร่วมมือจากทุกคนใน องค์กรเป็นความท้าทายที่สุดในการทำมาตรฐาน ISO

7. การทบทวนและปรับปรุงกระบวนการทำงาน: ทบทวนกระบวนการทำงานปัจจุบันขององค์กรเพื่อระบุข้อดี และข้อเสีย และปรับปรุงกระบวนการทำงานให้สอดคล้องกับมาตรฐาน ISO ที่เกี่ยวข้อง

8. คัดเลือกผู้ตรวจประเมิน (Certification Body: CB): องค์กรควรศึกษาและคัดเลือกหน่วยงานผู้ตรวจประเมิน มาตรฐานที่ดี มีความน่าเชื่อถือ และที่สำคัญหน่วยงานผู้ตรวจควรได้รับการยืนยันจากหน่วยงานรับรองระบบงาน (Accreditation Body : AB) ว่ามีความสามารถในการดำเนินการตรวจประเมินและให้การรับรอง

9. การตรวจสอบและการรับรอง: การตรวจประเมิน (Audit) โดยผู้ตรวจประเมิน (Certification Body: CB) หาก ทุกอย่างอยู่ภายใต้ข้อกำหนดของระบบมาตฐาน องค์กรจะได้รับการรับรอง หากยังมีบางส่วนที่ต้องปรับปรุง แก้ไขต้องปิดประเด็นดังกล่าวในระยะเวลาที่กำหนด

10. การบำรุงรักษา: หลังจากได้รับการรับรองแล้ว องค์กรควรรักษาระบบมาตรฐาน ISO ให้ดำเนินการต่อไปอย่าง ต่อเนื่อง มีการตรวจสอบและปรับปรุงกระบวนการทำงาน เพื่อให้แน่ใจว่าระบบยังสอดคล้องกับมาตรฐาน และมี ประสิทธิภาพ ซึ่งผู้ตรวจประเมินจะมีการตรวจสอบเป็นประจำทุกปีเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปรับปรุงที่สม่ำเสมอ

หากยังมีข้อสงสัยหรือต้องการคำแนะนำ SQI Smart Center ยินดีให้บริการครับ ติดต่อมาได้เลย!!